Peter Zomer over Adviesvaardigheden voor Inkopers

Peter Zomer. Hij studeerde in 1992 af als arbeids- en organisatiepsycholoog aan de Radboud Universiteit in Nijmegen en vervolgens in 2006 als doctor in de Sociale Wetenschappen. Hij bedacht en ontwikkelde de Team Confrontation Method (TCM), een methode voor teambuilding middels verhalende psychologie en storytelling.

Peter geeft trainingen in leidinggeven en teambuilding. Voor Conducto verzorgt hij de training Adviesvaardigheden voor Inkopers.

Een veelzijdig man, die Peter. Met brede interesses. Eerder al rondde hij een studie Natuur- en landschapsbeheer af. Hij leest graag en veel. Ook hieruit blijkt weer zijn brede interessegebied. Hij vertelt: “Op dit moment lees ik een boek over Edgar Morin, een Franse filosoof die 'ecologisch' denkt, een inleiding in de antropologie en een boek over de merel.”
 
We spraken af in Eindhoven, bij Mr Brown Specs & Beans. Een brillenwinkel met daarachter een koffiecafé. Rustig genoeg voor een gesprek én met echt lekkere koffie. Een idee van Peter.

De reden van onze ontmoeting? De functie van inkoopadviseur krijgt meer draagvlak binnen organisaties en soft skills blijken hierin heel belangrijk. Je moet als inkoopadviseur weten wat er binnen organisaties speelt en hoe je klanten daar het beste in mee kunt nemen. Het is de kunst om leveranciers en klanten te leren kennen en te triggeren. De gunfactor speelt hierin ook mee: mensen moeten het leuk vinden om met je samen te werken.
De training Adviesvaardigheden voor Inkopers biedt perfecte handvatten om juist die soft skills te begrijpen en te ontwikkelen. En daar willen we natuurlijk meer over weten…

Hoe ben je in contact gekomen met Conducto? 
Peter: 15 jaar geleden ontmoette ik Geert Geertsema, voormalig CEO bij Conducto. Hij zat in mijn klasje, deed mee aan een van mijn trainingen. Vrij snel daarna is hij voor zichzelf begonnen. 
Geert vond een gat in de markt, in 2005 richtte hij Conducto op, een intermediair op het vlak van inkoopprofessionals en aanbieder van hoogwaardige inkoopopleidingen en trainingen. Hij wist trainers en trainingen te bundelen. En één van die trainers ben ik. Geert vroeg me een training te ontwikkelen voor inkopers, waarin juist hun softere skills als inkoopadviseur zouden worden getraind.

Wat trok je aan in Conducto?
Peter: Destijds bestond er in Nederland nog geen soortgelijke training, speciaal voor inkopers. Daar speelde Geert goed op in. Daarnaast had hij een bijzondere groep mensen om zich heen verzameld, mensen die naast professioneel en dienstverlenend ook echt belangstelling hadden voor de ander.
En dat is nog steeds zo. Het is niet een maniertje. Mensen bij Conducto hebben iets speciaals, ontstaan uit warme belangstelling: het Conducto-DNA. Ze doen net dat beetje extra voor een klant of deelnemer. En die instelling heb ik ook, ik snap dat heel goed.

Jij werkt als zelfstandig trainer voor een club. Bijt dat elkaar niet?
Peter: Nee, dat gaat heel goed omdat we ieder onze eigen rol hebben. In onze relatie is het belangrijk om te bewaken dat ik “van Conducto ben”. Mails onderteken ik bijvoorbeeld altijd vanuit Conducto. Zo blijft Conducto aan het roer. Zij huren mij in voor de specifieke expertise maar zij zorgen voor alles daaromheen. Die samenwerking werkt juist heel plezierig.

Kun je iets vertellen over de training Adviesvaardigheden voor Inkopers?
Peter: De training Adviesvaardigheden gaat over gedrag. Over persoonlijke effectiviteit, sociale vaardigheden en vooral durf. Daar waar de meeste inkoopopleidingen en trainingen op de hard skills zitten, heel inhoudelijk zijn, gaan we in deze training bezig met soft skills. Die hard skills zijn noodzakelijk om het vak uit te kunnen oefenen. Maar je gedrag maakt het verschil.

De insteek van de training is dat het praktisch moet zijn en aansluiten bij datgene waar je goed in bent. Als adviseur ben je je eigen instrument. Als jij advies geeft, kun je alleen maar adviseur zijn op jouw eígen manier. Als je probeert een ander persoon te zijn, dan gelooft niemand je meer. Je moet jezelf dus goed (leren) kennen. Je eigen krachten en ook jouw gunfactor. Een mens is complex. Elke kracht heeft zijn schaduwkant. Als je jezelf goed leert kennen, leer je ook jouw eigen stijl kennen en durf je meer te vertróuwen op jezelf. Dat heeft veel met zelfacceptatie te maken. Als je weet en accepteert dat je sommige dingen ‘fout’ doet en dat niet erg vindt (want iedereen doet dingen ‘fout’) dan kun je beter vertrouwen op jezelf. En dat is precies wat je nodig hebt als inkoper.

Als inkoper heb je geleerd om vast te houden aan wetgeving en rechtmatigheid. Als adviseur ben je veel meer bezig met het je verplaatsen in een ander.

In je werk kom je veel verschillende mensen tegen, zijn er specifieke soft skills die belangrijk zijn voor inkoopadviseurs?
Peter: Er is een onderscheid tussen inzicht en vaardigheden. Geen vaardigheden zonder inzicht.
Voor een inkoper is politiek inzicht van belang. Je moet weten van je klant in welk krachtenveld deze zich beweegt. Wat zijn zíjn belangen, wie zijn bondgenoten, wie zijn tegenstanders. Welke moeilijkheden heeft de klant. Als je dit weet is het veel makkelijker om vragen te stellen. En dat is heel belangrijk, vragen stellen, ópen vragen stellen vooral. Als je dit inzicht niet hebt, stel je waarschijnlijk onzinnige vragen.

Ook smalltalk is van belang. En dan geen smalltalk om maar wat te zeggen maar om belangstelling te tonen. Dan bouw je iets op met elkaar zodat er een gunfactor ontstaat. Sfeer creëren in het begin. Dan zit je gelijk in een goede flow. En ook dat leidt tot meer inzicht omdat iemand zich meer openstelt. Ook inzicht in de potentie van de klus in van belang: wat voor reikwijdte heeft het? Wordt het een grote aanbesteding, zijn er andere mogelijkheden? Dat zit allemaal in deel 1 van de training.

Vervolgens komen de vaardigheden in deel 2 aan bod: Open vragen stellen; Ferm zijn (zodat je weet wat je kunt zeggen, bijvoorbeeld als een klant aangeeft de eigen leveranciers te willen blijven gebruiken); Feedback geven op een constructieve manier; Omgaan met weerstand; Niveaus in een gesprek weten te benoemen. Bijvoorbeeld door te zeggen: “Ik word enthousiast van dit gesprek” of “Ik zie je nadenken, waar denk je aan?”. Vooral die laatste vinden veel mensen lastig. In het hier en nu blijven. Maar het is juist een vaardigheid die het contact versterkt. En daarnaast ook helpt om de essentie van een vraag boven water te krijgen.

En zo is de cirkel weer rond. Inzicht leidt tot betere vaardigheden, die op hun beurt weer meer inzicht geven.

En deel 3? De training bestaat uit 3 dagen toch?
Peter: Dat klopt, de training beslaat 3 dagen, verdeeld over 2 maanden. In deel 3 gaan we aan het werk met praktijkvoorbeelden. We werken met acteurs om real life situaties te oefenen. Deelnemers leveren zelf een actuele case in en daar gaan we mee aan de slag. Ze bepalen zelf wat het gespreksonderwerp is én het leerdoel.

Tijdens zo’n oefening met een acteur, schrijf ik mee. Wat is er gezegd? Wat gebeurt er? Daar schrijf ik dan mijn commentaar en advies bij. Een soort trackrecord. Ik vind dat je als trainer moet kunnen onderbouwen. De deelnemer krijgt dat mee en ziet dan op papier wat er gebeurt in zo’n gesprek. Vaak heb je zelf een vertekend beeld of weet je achteraf niet meer goed wat er gezegd is. We bespreken samen hoe het anders had gekund maar ook wat er goed ging. Want daar zit je ook voor op een training: om je bewust te worden van waar je goed in bent! En waar voor jou kansen liggen om je adviserend op te stellen. Dat is voor iedereen weer anders.

Is de training bedoeld voor een bepaald type mensen?
Peter: Mensen die aan de training meedoen zijn heel verschillend qua persoonlijkheid. Sommigen zijn no-nonsens en rationeel. Anderen hebben flair, meer branie. Tijdens de training leren ze veel van elkaar. Door samen oefeningen te doen en feedback te geven. Zodat ze verschillende stijlen kunnen benoemen en weten wat er mogelijk is. Daardoor wordt je eigen repertoire ook opgerekt en verleg je je grenzen.
Dus nee, de training is bedoeld voor iedereen die geïnteresseerd is in het inkoopvak.

Je hebt een methode ontwikkeld voor teambuilding. Is de training Adviesvaardigheden voor Inkopers ook geschikt voor teams?
Peter: De training is geschikt voor individuen, teams en organisaties. 
Bij teams onderzoeken we de patronen van samenwerking. Een bekend patroon is bijvoorbeeld het calimero-effect: een team van inkopers maakt zichzelf klein en laat zich altijd de kaas van het brood eten door de belangrijkste stakeholders, waardoor zij niet de centrale positie kunnen innemen die ze zouden wíllen innemen.
Dat ligt niet aan één persoon maar aan de groepsdynamiek. We gaan dan met het team onderzoeken waar dat precies aan ligt. En hoe je het kunt doorbreken. 

Op organisatieniveau leer je bijvoorbeeld hoe je als inkoopafdeling tijdig kunt afstemmen met andere partijen in de organisatie en hoe je betrokken wordt bij belangrijke beslissingen.

Wat is jouw toekomstvisie op het inkoopvak?
Peter: Inkoop wordt volwassener. Het is een strategische partner voor politiek, middels inkoop kunnen doelen behaald worden.

Het is veelzijdig werk en je hebt generalisten nodig. Het feit dat er veel jonge, hoogopgeleide mensen worden aangesteld geeft aan dat het een belangrijke functie is. De trainees zijn vaak vrouwen. In de training Adviesvaardigheden is het aantal mannen en vrouwen echter vrijwel gelijk. Vrouwen zijn meer socially skilled maar dat is maar een deel van het verschil dat je kunt maken in het bouwen van de relatie met je klant. Het zit hem nog meer in durven: breder kijken, jezelf profileren. En dat is voor mannen en vrouwen gelijk.

Wat ik merk bij alle inkoopteams waar ik kom, is dat de inkoopadviseur een dragende term is. Ze willen meer gaan adviseren. Dat is echt iets wat van belang wordt geacht in het beleid van inkoop. Meer adviseren, die beweging, daar zitten we in.

Heb je tot slot nog tips en adviezen voor ons?
Peter: Wees geïnteresseerd in je klanten. Verdiep je in hun wereld. Dat is de basis. 

  1. TIP 1Vraag door, stel open vragen.
    Open vragen hebben twee doelen: analyse, snappen hoe het zit, maar ook belangstelling tonen. Die combinatie heb je nodig. Door te analyseren schep je een beeld, zodat je weet waar de aanknopingspunten zitten voor het programma van eisen maar daarnaast is het belangrijk dat een klant het jou gunt, zodat jij een buyer wordt namens die klant in plaats van een extra loketje.

  2. TIP 2Wees trots op je vak!
    Je kunt jarenlang ervaring opbouwen en veel aspecten van de organisatie leren kennen. Komt op plekken waar je anders niet zou komen. Heel avontuurlijk. Bovendien kun je als inkoper beleid handen en voeten geven. Je kunt bijvoorbeeld duurzaam gaan inkopen. Als een wethouder zich hier sterk voor wil maken, ben je echt een compagnon. Dat maakt het een heel leuk vak. Als je dat uitstraalt, zullen anderen ook sneller met je meebewegen.

  3. TIP 3Durf jezelf neer te zetten als inkoper.
    Durf te laten zien welke zaken je allemaal kunt bewerkstelligen voor je klant. Ga niet ellenlang discussiëren. Beweeg zelf ook mee met die klant maar ga staan voor wat je waard bent.

Al deze aspecten komen uitgebreid terug in de training. Deelnemers zijn vaak verbaasd over hoeveel ze geleerd hebben in slechts 3 dagen. Als trainer is dat ook heel mooi om te ervaren.

*****

De eerstvolgende training start op 26 september.
Klik op de link voor meer informatie: Adviesvaardigheden voor Inkopers.