Contractmanagement binnen Hogeschool Utrecht - een praktijkvoorbeeld

We vroegen Emile Vinken, Manager Inkoop, wat voor Hogeschool Utrecht de doelstellingen en uitdagingen zijn bij de implementatie van contractmanagement en wat zijn team tot nu toe heeft kunnen bewerkstelligen.

Eén van die teamleden is 
Isabelle Maaswinkel, Strategisch Adviseur Inkoop. Zij volgde de leergang Praktisch Contractmanagement in 2018. Haar vroegen we naar de bruikbaarheid van de opleiding en ook naar wat het betekent om de opleiding te volgen naast een full time baan.

Emile 150x200.png  Emile Vinken
Q1: Emile, als Manager Inkoop bij Hogeschool Utrecht ben jij o.a. verantwoordelijk voor het ontwerpen en beheren van sourcing- en inkoopstrategieën en het implementeren van oplossingen vanuit strategieën. Wat zijn voor Hogeschool Utrecht en voor jou als Manager Inkoop de belangrijkste uitdagingen?

Emile: Nadat we de afgelopen jaren hard hebben gewerkt om de inkoopfunctie op orde te krijgen, is het nu zaak de toegevoegde waarde daarvan voor de organisatie te vergroten. Met name de bijdrage van de inkoopfunctie aan het strategisch beleid van de organisatie is daarbij belangrijk. Daarnaast hecht Hogeschool Utrecht veel belang aan duurzaamheid en doelmatigheid, en ook daaraan kunnen we met de inkoopfunctie een flinke bijdrage leveren.

Q2: Contractmanagement is één van de onderwerpen waar jullie dit jaar als organisatie veel aandacht aan geven. Een goede implementatie hiervan is behoorlijk complex en je dient als organisatie rekening te houden met vele dimensies. Kun je iets zeggen over jullie doelstellingen, hoe contractmanagement in ‘de meest ideale situatie’ ervoor jou uitziet en hoe jullie te werk gaan?

Emile: Wij staan aan de vooravond van de start van het project dat daaraan invulling gaat geven. Net als de andere onderdelen van de inkoopfunctie hechten we eraan om centraal kaders te stellen en de onderdelen decentraal te laten uitvoeren, uiteraard met begeleiding van de afdeling Inkoop. Bij contractmanagement vinden wij het belangrijk dat de contracteigenaar en de gebruikers goed zicht hebben op de uitnutting van het contract en zelf een rol spelen bij het management van het contract. De implementatie moet een goede wisselwerking zijn tussen de afdeling Inkoop en de uitvoerende belanghebbenden. Dat wat we doen moet vanuit de theorie kloppen, maar het moet ook werkbaar zijn in de praktijk van de hogeschool.

Q3: Als jij nu kijkt naar wat jullie binnen jouw team de afgelopen jaren hebben bereikt, waar ben je dan het meest trots op?

Emile: Wij zijn er de afgelopen jaren in geslaagd de inkoopfunctie goed neer te zetten in de organisatie door de verschillende onderdelen van die functie in hun onderlinge samenhang te implementeren. Door goed zicht te krijgen op de behoeften van de organisatie, een team met kwalitatief goede inkoopadviseurs samen te stellen, duidelijke kaders te formuleren met betrekking tot het aanbestedingsproces en het proces van bestellen tot betalen te herzien hebben we veel meer grip gekregen op de belangrijkste onderdelen van de inkoopfunctie.

Q4: Om contractmanagement binnen de HU op te zetten en breed te implementeren heb jij één van jouw teamleden, Isabelle Maaswinkel, Strategisch Adviseur Inkoop, de opleiding Praktisch Contractmanagement bij Conducto laten volgen. Waarom vond je dat belangrijk?

Emile: Contractmanagement op een goede manier uitvoeren is zo eenvoudig nog niet. Ik hecht er daarom aan gebruik te maken van de kennis van anderen en oog te hebben voor bewezen theorieën. Maar tegelijkertijd moet het ook praktisch werkbaar zijn. De opleidingen van Conducto kenmerken zich door een goede wisselwerking tussen theorie en praktijk en dat is precies wat nodig is om echt succesvol te zijn.

Isabelle 150x200.jpeg  Isabelle Maaswinkel
Q5: Isabelle, de afdeling Inkoop waar jij werkzaam voor bent is verantwoordelijk voor de totstandkoming van beleid, uitvoeringsdocumenten en processen voor de inkoopfunctie, zo ook voor contractmanagement. Welke aspecten uit de opleiding heb jij concreet kunnen gebruiken bij het implementeren en verder ontwikkelen van contractmanagement binnen Hogeschool Utrecht?

Isabelle: De onderwerpen die worden behandeld tijdens de juridische modules leveren bruikbare informatie voor de aanbestedingstrajecten, het optimaliseren van overeenkomsten en gebruik van inkoopvoorwaarden. De modules op het gebied van contractmanagement geven inzicht en handvatten om contractmanagement op te zetten, om tools en documenten te ontwikkelen en om contractmanagement te implementeren.

Bij iedere module zitten opdrachten ter voorbereiding. En er zijn inleveropdrachten. De opdrachten waren leuk om te doen omdat het praktische tools bieden die je meteen kunt gebruiken om contractmanagement binnen jouw eigen organisatie te optimaliseren. Zoals bijvoorbeeld het opstellen van een RASCI-model en een contractrisicoprofiel.

Q6: Je hebt de leergang in 2018 bij ons gevolgd. Kun je aangeven wat je daar concreet aan hebt?

Isabelle: Vanuit de opleiding heb ik veel inzicht opgedaan en concrete handvatten gekregen op het gebied van contractmanagement. Zo kunnen we nu samen met de contractmanagers binnen de HU werken aan een goede en gedegen basis, implementatie en ontwikkeling van contractmanagement.

Want niet alleen de contractmanagers van de diensten Bedrijfsvoering en Informatiemanagement & ICT vinden het een goed initiatief dat de afdeling Inkoop gaat starten met het project. Ook medewerkers van andere diensten, instituten en kenniscentra die te maken hebben met contracten zien de noodzaak en willen een bijdrage leveren om contractmanagement bij de HU te optimaliseren. Voor inkoopcontracten maar bijvoorbeeld ook voor strategische samenwerkingsovereenkomsten die worden afgesloten met samenwerkingspartners.

Ik heb er zin in om het plan van aanpak voor het project Contractmanagement bij de HU te gaan opstellen en daarna het project uit te voeren.

Q7: Jij bent één van de eerste deelnemers met het erkende post-hbo diploma. Kun je iets zeggen over de intensiteit en de belasting om naast je werk deze opleiding te volgen?

Isabelle: De voorbereiding op de lesdagen is afhankelijk van de modules op die dag. Voor de juridische modules besteedde ik ongeveer een halve dag aan lezen en het maken van de voorbereidingsopdrachten. Voor de modules op het gebied van inrichten en ontwikkelen van contractmanagement was dit een aantal uur. De inleveropdrachten namen gemiddeld 1 - 1½ dag in beslag, inclusief afstemming met collega’s. Ter voorbereiding op het examen, heb ik in de week vóór het examen iedere dag een aantal uur gestudeerd.

Al met al is het goed te doen om de opleiding naast je werk te volgen. Het vraagt wel wat tijdsbesteding in de weekenden. Maar een voordeel is dat het een opleiding is van vier maanden, met gemiddelde één lesdag per twee weken is dat dus te overzien.

Wij bedanken Emile en Isabelle hartelijk voor hun bijdrage.