`SW-bedrijven werken te weinig samen. Ook als het gaat om inkopen. Door
de inkoop te professionaliseren, is het mogelijk om veel geld te besparen.'
Inkoopadviesbureau Conducto in gesprek met Henk van Eijk, directeur van
WNK Bedrijven, en Simone van der Ende, inkoopcoördinator bij Permar.
Tekst Geert Geertsema en Mart Jaspers (*) | Foto Zimurg
Overleggen, onderhandelen en afdingen
`Samen inkopen is geld
`Als het gaat om inkoop, dan lopen veel SW-bedrijven heel logisch. Je doet het als consument immers dagelijks.
flinke besparingen mis', aldus Henk van Eijk, directeur Een inkoper kijkt bij iedere aankoop naar alternatieven,
van WNK Bedrijven. `Inkoop is een vast onderdeel van het
want je kunt je geld maar één keer uitgeven. De inkoop-
ondernemingsbeleid en hoort dus thuis op de agenda van
functionaris is de spin in het web die zorgt voor het
de top van SW-bedrijven. Verbeteringen realiseren met beste resultaat voor alle partijen. Dat begint al met de
inkoop is vaak veel eenvoudiger dan vergelijkbare verbete-
specificatie van het in te kopen product. Juist hier liggen
ringen met verkoop. Eigenlijk zou iedereen die betrokken is
winstkansen, omdat vaak blindelings weer bij de huidige
bij inkoop meer als een echte ondernemer moeten denken.
leverancier besteld wordt.' Van der Ende is er net als Van
Het is altijd een afweging van kosten en baten. Wat koop
Eijk van overtuigd dat er meer samengewerkt zou moeten
je in en wat doe je zelf? Zeker de toenemende concurrentie
worden tussen de verschillende SW-bedrijven. `Inkoop
uit lagelonenlanden noopt tot een kritische blik op de eigen
vraagt om een gezamenlijke aanpak. Inkopers moeten uit
bedrijfsactiviteiten. Je kunt schoonmaak bijvoorbeeld uit-
hun ivoren toren komen en meer in gesprek gaan met de
besteden aan een professionele speler, met als voorwaarde
betrokken gebruikers, en laten zien wat een professionele
dat je eigen mensen daar gedetacheerd worden. En dat kan
inkoper kan toevoegen. Ik merk dat mijn collega's steeds
met veel meer functies. Als het om inkoop gaat kunnen SW-
kostenbewuster opereren, en dat is een goed teken. In het
bedrijven de krachten bundelen. Het DPI (Directieplatform
verleden kocht iedereen zelf van alles in, maar nu overleg-
Inkoop) is hierbij een landelijke aanjager. Maar ook met gen we hoe we het inkooptraject aanpakken en wie welke
bijvoorbeeld de omliggende gemeenten, waterschappen of
taak heeft. Ook door het besef dat het om gemeenschaps-
andere overheidsorganisaties kan gezamenlijk veel meer geld gaat wordt het steeds meer een uitdaging om samen
worden bereikt. Bundel kennis en ervaring van bijvoor-
het beste inkoopresultaat te behalen.'
beeld facilitaire en ICT-pakketten. Zo hoef je niet alles zelf
te doen, maar bereik je wel resultaat.'
Besparen
Het uiteindelijke doel van de inkoopcoördinator is bespa-
Ivoren toren
ren. In een gezamenlijk project van de automatiserings-
`Overleggen, onderhandelen en besparen zijn de kern-
en facilitaire afdeling bespaarde Permar bijvoorbeeld tach-
woorden die constant terugkomen bij de inkoop.' Simone
tigduizend euro met de vervanging van de printers en
van der Ende is sinds enkele jaren inkoopcoördinator bij
kopieerapparaten door multifunctionele copiers. De oude
Permar, en geniet elke dag van haar baan, die ze de leuk-
printers gebruikten peperdure cartridges (die her en der
ste functie binnen Permar noemt. `Eigenlijk is inkopen werden ingekocht) en het beheer van de printers kostte
22 | mei 2006 | SW-Journaal 5

de systeembeheerders veel tijd, dus geld. Met de nieuwe sten wordt ook gebruikt om één onderwerp verder uit te
apparatuur kunnen de gebruikers printen via het netwerk,
diepen, meestal aan de hand van een presentatie van een
en ook scannen en faxen behoren tot de mogelijkheden. (externe) specialist. Deelname aan het forum is gratis.
De nieuwe apparaten zijn voorzien van toegangscodes Van de deelnemende bedrijven wordt verwacht dat ze af
die het aantal afdrukken per afdeling of medewerker en toe gastheer zijn, wat meteen de mogelijkheid biedt
registreren. Bovendien kunnen de systeembeheerders het om de eigen producten te laten zien aan een grote groep
netwerk vanaf hun eigen werkplek beheren.
inkopers.
Een ander voorbeeld is de inkoop van bedrijfskleding en Het delen van kennis en ervaring heeft de afgelopen
-schoenen. Eerder kocht elke locatie in bij een andere leve-
periode ook concrete resultaten opgeleverd. Zo leverde
rancier. Nu wordt alle bedrijfskleding bij één leverancier het Europees aanbesteden van personenvervoer met
ingekocht, onder betere prijscondities.
hetzelfde bestek bij drie SW-bedrijven een besparing op
van ruim een ton per jaar. Door mee te liften op het con-
Inkoopforum SW
tract van het Ministerie van Justitie voor software wordt
Om de samenwerking tussen de verschillende inkoop-
jaarlijks bij diverse SW-bedrijven meer dan tienduizend
managers van SW-bedrijven te bevorderen ­ en daardoor euro bespaard. En het beheer van diverse abonnementen
geld te besparen ­ is eind 2002 een groep ervaren inko-
leidt per bedrijf tot besparing van duizenden euro's en
honderden facturen per jaar. Verder is bij de forumleden
de kennis over Europees aanbesteden fors toegenomen.
besparen'
Kortom: bundel en bespaar!

(*) Geert Geertsema is directeur bij Conducto Inkoop-
professionals. Mart Jaspers is inkoopcoördinator bij
pers gestart met het Inkoopforum SW. Het forum bestaat Breed.
inmiddels uit 38 leden, gelieerd aan 35 SW-bedrijven.
De leden communiceren onder meer via Pianodesk, een www.conducto.nl
gesloten gemeenschap binnen www.ovia.nl. Ovia is dé www.wnk.nl
portal voor overheidsinkopen en aanbestedingen waar-
www.permar.nl
aan meer dan 1200 overheidsinkopers actief een bijdrage
leveren. Vier maal per jaar organiseert het Inkoopforum
SW een bijeenkomst om kennis uit te wisselen. Denk aan Voor meer informatie over het Inkoopforum SW kunt u
ervaringen met producten en leveranciers, bestekken, contact opnemen met Mart Jaspers via (024) 649 98 04 of
voorbeeldcontracten, beleid en procedures. De bijeenkom-
m.jaspers@denkbreed.nl.
SW-Journaal 5 | mei 2006 | 23