spEcIaL
E-procurEmEnt
a.s. Watson digitaliseert
inkoopadministratie
Een doorsnee organisatie van meer dan 200 werknemers ontvangt
per jaar al gauw 30.000 tot 40.000 facturen. De kosten van behande-
ling bedragen gemiddeld ruim 20 euro per factuur, op jaarbasis hon-
derdduizenden euro's. a.s. Watson digitaliseert nu al zijn facturen en
heeft de inkoopadministraties samengevoegd in een Financial shared
service centre. | Jos Jansen, Geert Geertsema
De winkelbedrijven van A.S. Watson (costleadership). Deze doelstellingen
Balans
bestaan uit 10 ketens van drogisterijen
zijn sturend geweest voor de technische
Zodra de contouren van het digitale pro
en parfumerieën, waaronder Kruid
innovatie en voor de veranderingen in
ces duidelijk waren, kon de inrichting
vat en Trekpleister. Het winkelbedrijf
personeel en organisatie.
van het Financial Shared Service Centre
heeft in totaal 7.300 winkels in meer
De technische innovatie betreft de
beginnen. Op dat moment kwamen ook
dan 15 landen in Europa. Iedere keten
digitalisering van de inkoopadminis
de mensen die ermee moeten werken,
had tot voor kort een eigen financiële
tratie. Er werd geanalyseerd wat de
in beeld. Zij bepalen uiteindelijk de
administratie met eigen procedures
standaardhandelingen in de inkoop
mate waarin de nieuwe mogelijkheden
en softwarepakketten. Het technisch
administratie zijn en welke wijze van
van het gedigitaliseerde proces daad
onderhoud en de ondersteuning van
automatisering daarbij past. Om de
werkelijk worden benut. Om de nieuwe
verschillende pakketten kosten veel
doelstelling `kostenbesparing' te kunnen
bedrijfsprocessen, de medewerkers en
geld. Ook het rondgaan van de origi
waarmaken, is het rondgaan van origi
het management in balans te houden,
nele facturen door grote organisaties is
nele facturen in de organisatie en het
heeft Watson gelijktijdig drie verande
kostbaar, onder meer doordat de kans
aantal menselijke handelingen zo veel
ringen in gang gezet.
op fouten en verloren raken groot is. Dit
mogelijk beperkt. Het geautomatiseerde
De eerste verandering heeft te maken
was voor A.S. Watson de aanleiding om
proces begint met het scannen van een
met verantwoordelijkheden binnen de
twee innovaties door te voeren: digita
inkomende factuur en automatische
organisatie. De goedkeuring van factu
lisering van de inkoopadministratie en
opslag van de gegevens. De gegevens
ren is vaak een tijdrovend onderdeel
samenvoeging van alle inkoopadminis
komen automatisch terecht op de credi
van het inkoopproces. Facturen blijven
traties in één Financial Shared Service
teurenadministratie waar registratie en
te lang op bureaus liggen, raken zoek of
Centre (FSSC) in Renswoude.
matching van de factuurgegevens plaats
moeten langs te veel personen. Juist op
vindt. Vervolgens worden de gegevens
dat onderdeel kan digitalisering grote
Doelstellingen
voor goedkeuring doorgestuurd naar de
tijdwinst opleveren. Voorwaarde is dat
A.S. Watson had twee doelstellingen
betreffende budgethouder. Na digitale
de procedures voor de goedkeuring van
voor ogen: kostenbesparing en snellere
goedkeuring worden de gefactureerde
facturen duidelijk en efficiënt zijn. In het
betaling van facturen. De onderneming
bedragen automatisch vergeleken met
geval van A.S. Watson vormden de goed
hield hierbij rekening met de belangen
de gegevens uit het financiële systeem.
keuringsprocedures in eerste instantie
van de interne organisatie (boekhou
Als alles klopt, vindt automatische
een belemmering voor het bereiken van
ding, crediteuren en debiteurenadmi
betaling van de factuur plaats. Voor dit
de doelstelling `snelle betaling'.
nistratie), de externe omgeving (leve
automatiseringsproces is een specifiek
De facturen moesten langs veel scha
ranciers, klanten) en de aandeelhouders
softwarepakket geïmplementeerd.
kels voor goedkeuring. Dat vertraagde
32 - Inkoop & Logistiek - Oktober Nr. 10 - 06
Doelen implementatie shared
service center
leveranciers
postkamer/
crediteuren-
afdelingsorganisatie
crediteuren-
administratie
administratie
n verbetering dienstverlening;
n kostenbesparing;
inkomende
scanning en
voorregistratie
goedkeuring en codering
inkoopfacturen
herkenning
codering
budgethouders,
n samenbrengen beschikbare kennis;
inkoopfacturen
matching
n meer transparantie en management control;
routering
persoonlijk archieffactuur
automatische
doorboeken
papieren
n verhoging arbeidsproductiviteit.
invoer
vrijgeven
factuurdata
Voordelen digitalisering
inkomende facturen
vrijgeven
elektronisch
match
n vol edig inzicht in factuurstroom;
(XML, EDI)
n snel er fiateringsproces;
n kortere doorlooptijden;
betaling
financieel
n koppeling factuur aan administratie;
systeem
n elektronisch archiveren;
elektronische inkoopfactuurarchief
n minimaliseren handmatige werkzaamheden;
procescontrole
n verhoging kwaliteit gehele proces;
managementinformatie
n integrale kostenbesparing;
n toegangsbeveiliging tegen onbevoegden.
Figuur 1. Standaardprocessen rond de facturering bij A.S. Watson
de afhandeling van facturen zodanig
en de processen die in de lijnafdelingen
het mogelijk om deze toename op te
dat betalingskortingen buiten bereik
plaatsvinden. Hierdoor zijn de onder
vangen zonder extra fte's aan te nemen.
bleven. De digitalisering van de factu
steunende diensten van het FSSC dich
Doordat per factuur minder mensen
ren heeft nieuwe, kortere procedures
ter bij de lijnafdelingen komen te staan.
nodig zijn, is bovendien ruimte ontstaan
mogelijk gemaakt. Bij binnenkomst
De derde verandering is het creëren
om hoger opgeleid personeel aan te
wordt het factuurbedrag automatisch
van draagvlak en enthousiasme in alle
nemen. A.S. Watson heeft de kosten van
vergeleken met de bestelling. Besloten
onderdelen van de organisatie voor het
het totale innovatieproces (ongeveer
is dat het niveau waarop goedkeuring
nieuwe systeem en de nieuwe moge
400.000) binnen drie kwart jaar terug
moet plaatsvinden, afhangt van de
lijkheden. Dit is bereikt door iedereen,
verdiend. De belangrijkste terugverdien
afwijking tussen het factuurbedrag en
van hoog tot laag, intensief te laten trai
posten waren lagere personeelskosten
de bestelling. Als de afwijking groter
nen. Alleen op die manier lukt het om
(verlies arbeidsplaatsen bij buitenlandse
is dan een bepaald vastgesteld bedrag,
het nieuwe proces lucratief te maken.
organisaties) en aanzienlijk meer kortin
gaat de factuur meteen door naar het
Vooral het hogere management heeft de
gen op factuurbedragen vanwege snel
hoogste management. Bij kleinere afwij
neiging om de noodzaak van training te
lere betaling.
kingen volstaat goedkeuring lager in
bagatelliseren.
Het succes van de innovaties is te
de organisatie. Deze heldere werkwijze
danken aan het feit dat de technische
heeft de afhandeling van facturen aan
terugverdienposten
innovatie goed in balans is gebleven
zienlijk versneld.
A.S. Watson heeft de inkoopadministra
met de capaciteiten en verantwoorde
De tweede verandering betreft het
ties van de winkelketens één voor één
lijkheden van de medewerkers en het
opleidingsniveau van de mensen die
ondergebracht in het Financial Shared
management. De belangrijkste sleutels
bij de financiële administratie betrok
Service Centre. Als eerste is de inkoopad
voor de succesvolle invoering van de
ken zijn. Door de automatisering van
ministratie van Kruidvat toegevoegd. Het
nieuwe inkoopsoftware en het Financial
handelingen en de inrichting van het
aantal afgehandelde facturen per mede
Shared Service Centre waren korte en
Financial Shared Service Centre, zijn per
werker (fte) is sinds de digitalisering van
heldere goedkeuringsprocedures, beter
factuur minder mensen nodig. Hierdoor
het proces gestegen van 4.500 per jaar
opgeleid personeel met een proactieve
is ruimte ontstaan om hoger opgeleide
tot 17.000 per jaar. Door groei en over
instelling en voldoende training op alle
mensen aan te nemen die proactief
name van buitenlandse vestigingen is in
niveaus. |
omgaan met actuele informatie over de
die periode het totale aantal facturen van
financiële administratie. Deze mensen
Kruidvat toegenomen van 50.000 per
Jos Jansen is inkoopprofessional en Geert Geertsema is
kunnen verbanden leggen tussen de
jaar tot ruim 200.000 per jaar. De hogere
managing director bij Conducto Inkoopprofessionals te
resultaten van de inkoopadministratie
productiviteit per medewerker maakte
Arnhem, www.conducto.nl.
Oktober Nr. 10 - 06 - Inkoop & Logistiek - 33