M A N A G E M E N T
TEKST: BRITA VAN OOSTVOORN (BRITA.VAN.OOSTVOORN@REEDBUSINESS.NL) BEELD: VERHEUL EN DE GEUS
Inkoop is vaak nog het ondergeschoven kindje bij veel middelgrote en
kleinere bedrijven. Stom, stom, stom! Want wie zijn inkoopproces goed organiseert
kan zijn kosten verlagen, zijn winst vergroten, innoveren én groeien.
Meer winst met
professionele inkoop
Easy
money
24
november 2006
BIZZ1106_MAN_Inkoop 24
BIZZ1106_MAN_Inkoop 24
08-11-2006 14:10:25
08-11-2006 14:10:25
M A N A G E M E N T
Snel meer winst maken? Professionaliseer je
deren en diensten ingekocht moeten wor-
kortingen afdwingen. Probeer daarom uw
inkoopproces. "Dat is de makkelijkste ma-
den. Daar gaat het volgens Geertsema vaak
inkoopvolume te vergroten. Uiteraard niet
nier om je winst te vergroten. Immers wie
al mis. "Er wordt vaak veel te veel ingekocht
door meer te kopen dan u nodig heeft. Wel
professioneel inkoopt, bespaart op de kos-
of er worden dingen gekocht die niet echt
door bijvoorbeeld bij een bepaalde leveran-
ten en wie minder uitgeeft, verdient meer",
nodig zijn." Dit leidt uiteraard tot onnodige
ciers uw inkoopfrequenties te verlagen en
aldus Geert Geertsema, directeur van Con-
kosten. "Stel van tevoren dus vast wat je
tegelijkertijd de inkoopvolumes te vergro-
ducto Inkoopprofessionals (inkoopadvies,
echt nodig heb. Voorkom overspeci catie
ten. Of door bij minder leveranciers grotere
Europese aanbestedingen en detachering
en koop alleen dat wat je echt nodig hebt."
volumes af te nemen. Of door gezamenlijk
van inkoopprofessionals). Daarnaast kan
in te kopen met andere bedrijven via bij-
professioneel en slim inkopen bijdragen
Selecteer de juiste leverancier
voorbeeld de branchorganisatie (bijvoor-
aan innovatie en groei van het bedrijf. Toch
Een andere belangrijke stap in het in-
beeld gezamenlijke inkoop van facilitaire
besteden vooral kleine en middelgrote
koopproces is het selecteren van de juiste
diensten als schoonmaak, catering en be-
bedrijven volgens Geertsema nog te weinig
4leverancier. Geertsema: "Selecteer daarbij veiliging). Het uitbesteden van uw inkoop-
aandacht aan inkoop. "Meestal is inkoop
niet alleen op product en prijs. Kijk ook
opdracht aan een commerciële inkooporga-
iets dat zo maar iemand er even bij doet.
goed naar de organisatie en wat de leve-
nisatie is ook een manier. Geertsema: "Zo'n
Dat komt vaak omdat bedrijven gericht zijn
rancier écht aanbiedt." Denk hierbij aan
organisatie heeft al bepaalde contracten
op verkoop. Daarnaast speelt onwetendheid
service, kortingen, verpakkingskosten en
afgesloten en een enorme inkoopkracht."
over wat je allemaal kunt met inkoop een
levertijden. "Ook daar is veel winst mee te
rol." Gelukkig is inkoop geen hogere wis-
behalen."
Sluit goede contracten af
kunde en is het volgens Geertsema relatief
"Meestal accepteren bedrijven klakkeloos
eenvoudig om het inkoopproces te profes-
Investeer in de leverancier
wat de leverancier wil", aldus Geertsema.
sionaliseren en de winst te vergroten:
Een goede relatie met leveranciers is onont- 7
"Niet doen. Stel je eigen inkoopvoorwaar-
beerlijk. Niet alleen omdat dat eerder tot
den op. Zorg dat in het contract ook goede
Maak iemand verantwoordelijk
5
1
scherpere prijzen leidt, ook omdat samen-
afspraken staan over zaken als klachtenpro-
voor de inkoop
werking met een leverancier tot innovatie
cedures, garantie, claims en nazorg." Dit kan
Doordat er in veel bedrijven geen centrale
en betere producten kan leiden. Besteed
niet alleen tot kostenbesparing leiden. Het
aandacht is voor inkoop doet iedereen vaak
daarom ook aandacht aan de relatie met
voorkomt ook naderhand een hoop ellende.
`een beetje inkoop' aldus Geertsema. "Hier-
leveranciers. Geertsema: "Vaak besteden
door wordt er ine ciënt ingekocht en is het
inkopers echter te veel aandacht aan de
Standaardiseer en vereenvoudig
onduidelijk waar en hoeveel er uitgegeven
verkeerde leverancier. Zo krijgt de potlood-
het inkoopproces
wordt." Voorkom deze versnippering door
leverancier bijvoorbeeld onevenredig veel
Het verwerken van facturen is een tijd-
zowel de primaire inkoop (inkoop ten bate
aandacht." De inkoopportfoliobenadering
8rovend en daarom kostbaar klusje. Voor
van de productie) als de facilitaire inkoop
van Kraljic kan hierbij helpen. Deze analyse
bestelprocedures geldt hetzelfde. Wie
(zaken als bureaustoelen en schoonmakers)
is gebaseerd op 4 productcategorieën die
slim is standaardiseert en vereenvoudigt
onder te brengen bij één afdeling en één of
worden vastgesteld op basis van de mate
deze processen zoveel mogelijk. Geert-
enkele inkopers. Geertsema: "Maak iemand
van `het toeleveringsrisico' en `de invloed op
sema: "Laat niet voor ieder wissewasje
verantwoordelijk voor alle inkoop, net zoals
de winst'. Routineproducten (zoals kantoor-
een factuur sturen. Vraag bijvoorbeeld een
bij verkoop."
producten) scoren laag op beide criteria. Ze
verzamelfactuur of automatische betaling
2
zijn van lage waarde en worden door veel
aan." Daarnaast kunnen veel bestellingen
Stel een inkoopbeleid op
leveranciers geleverd. Knelpuntproducten
tegenwoordig met een druk op de knop via
Een inkoopbeleid, waarin de spelregels,
zijn van lage waarde maar worden door
het internet verstuurd worden.
methoden, procedures en doelstellingen op
enkele leveranciers geleverd. Hefboom-
het gebied van inkoop staan, voorkomt ook
producten (zoals uitzendkrachten) zijn
Bewaak de contracten
versnippering van de inkoop. Immers, ieder-
producten met een laag toeleveringsrisico
Het is goed op vaste momenten de contrac-
een in het bedrijf weet daardoor waar hij of
maar zijn duur. Strategische producten zijn
ten met leveranciers weer uit de la te halen
zij aan toe is als het gaat om inkoop. En zo'n
én duur en worden slechts door een enke-
9en na te kijken. Wat waren ook al weer de
inkoopbeleid hoeft echt geen boekwerk te
ling geleverd. Het spreekt voor zich dat het
afspraken en worden ze nageleefd? Ontvan-
zijn. Geertsema: "2 A-4tjes zijn voldoende
verstandig is de meeste tijd te investeren in
gen we wel die bestelkorting? En voldoet
als leidraad hoe je als bedrijf omgaat met
de relatie met leveranciers van knelpunt-
het contract eigenlijk nog wel? Een digitaal
inkoop."
producten en strategische producten.
contractmanagementsysteem is zeker een
3
optie, niet duur en verdient zich al gauw
Specifi ceer de inkoop
Vergroot uw inkoopvolume
terug. Geertsema: "Bespreek het contract
Het inkoopproces bestaat uit meerdere
Wie een groter volume inkoopt, heeft meer
eens in de zoveel tijd met de leverancier,
stappen. De eerste stap is het speci ceren
onderhandelingsmacht ten opzichte van
maak eventueel nieuwe afspraken. Schudt
van de inkoop, ofwel het bepalen welke goe- 6
de leverancier en kan een betere prijs en
die leverancier regelmatig wakker."
november 2006
25
BIZZ1106_MAN_Inkoop 25
BIZZ1106_MAN_Inkoop 25
08-11-2006 14:10:35
08-11-2006 14:10:35